Politique de protection des renseignements personnels

1. Objet, méthodes de collecte et portée

La présente politique décrit les pratiques d'ICV en matière de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels de personnes physiques recueillis dans le cadre de ses activités.

Ces renseignements personnels peuvent être obtenus notamment lors de la consultation de son site Web, de la transmission de formulaires, de communications, de la réalisation d'évaluations, de demandes de soumissions, de la conclusion ou l'exécution de contrats, de ses activités d'installation, ainsi que dans le cadre de ses services après-vente. Ils peuvent également être recueillis dans le cadre de la relation d'emploi, notamment lors du recrutement, de l'embauche, de l'administration de la paie et des avantages sociaux, de la gestion des ressources humaines, de l'évaluation du rendement, de la formation ainsi que de l'administration des dossiers des employés.

La présente politique ne vise pas les enregistrements vidéo générés par les systèmes installés chez le client.

Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements personnels relatifs à une personne morale ni les coordonnées professionnelles d'une personne physique recueillies, utilisées ou communiquées dans le seul cadre de ses fonctions au sein d'une organisation. Les données ayant été anonymisées de manière irréversible ne constituent pas non plus des renseignements personnels.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Farid Mfoukh, président, exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Les demandes d'accès, de rectification, de retrait du consentement et les plaintes peuvent être transmises à contact@intelligencechezvous.com ou au (438) 901-0767, à l'adresse indiquée en tête du présent document.

3. Renseignements personnels recueillis

• Coordonnées et identité : nom, téléphone, courriel, adresse et langue de communication.
• Renseignements relatifs au projet : ville ou région, type de propriété, service recherché, objectifs, échéance, budget communiqué, disponibilités et contenu des échanges.
• Renseignements techniques : photos ou vidéos transmises par le client, caractéristiques des lieux, schémas, obstacles, réseau existant, mesures, état des surfaces et renseignements nécessaires à l'évaluation ou à l'installation.
• Renseignements contractuels et transactionnels : soumissions, signatures, consentements, factures, paiements, remboursements, garanties et historique de service. ICV ne conserve pas les numéros complets de cartes traités par le fournisseur de paiement.
• Renseignements techniques du site : adresse IP, appareil, navigateur, pages consultées, source de référence et interactions, lorsque ces outils sont activés avec le consentement requis.
• Communications : courriels, SMS, appels, demandes de soutien et réponses données par l'agent conversationnel. Tout enregistrement d'appel exige une information préalable et un fondement valide.

4. Sources

ICV recueille normalement les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Elle peut également les recevoir d'un représentant autorisé, d'un partenaire qui effectue une référence avec autorisation, d'un fournisseur nécessaire à l'exécution d'un mandat ou d'une source publique lorsque la loi le permet.

5. Les fins de la collecte

Les renseignements personnels sont collectés pour :

• répondre à une demande, qualifier un projet et offrir une évaluation;
• préparer une soumission, conclure et exécuter un contrat;
• planifier l'accès aux lieux, installer, configurer, tester et documenter les travaux;
• administrer paiements, factures, garanties, soutien, entretien et renouvellements optionnels;
• prévenir la fraude, sécuriser les systèmes, documenter les consentements et respecter les obligations légales, fiscales et comptables;
• mesurer et améliorer le site et les campagnes lorsque les témoins non essentiels ont été acceptés;
• envoyer des communications promotionnelles uniquement lorsqu'un consentement valide ou une autre base légale le permet;
• gérer la relation d'emploi et administrer les dossiers des employés, notamment aux fins du recrutement, de l'embauche, de la paie, des avantages sociaux, de la formation, de l'évaluation du rendement, de la santé et sécurité au travail et du respect des obligations légales applicables.

ICV limite la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement nécessaires à la réalisation des finalités décrites ci-dessus. Dans certains cas, un refus de fournir un renseignement essentiel peut empêcher ICV d'évaluer le projet ou de fournir le service demandé.

6. Consentement et choix

ICV sollicite le consentement des personnes concernées en des termes clairs et simples, et de façon distincte lorsque la nature du traitement l'exige.

Les communications nécessaires à une demande, un rendez-vous ou un contrat sont distinctes du marketing.

Le consentement aux communications promotionnelles peut être retiré en tout temps sans affecter le service déjà demandé. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut être limité par une obligation légale de conservation.

7. Courriels, SMS et communications commerciales

Les confirmations, rappels, avis de chantier, documents contractuels et messages de soutien sont transmis pour administrer la relation demandée. Les messages électroniques commerciaux identifient ICV, contiennent ses coordonnées et un mécanisme d'exclusion fonctionnel. Le destinataire peut utiliser le lien de désabonnement, répondre « ARRÊT » à un SMS ou écrire à ICV. Les demandes sont traitées sans délai et au plus tard dans le délai prévu par la loi. Des frais de messagerie de l'opérateur peuvent s'appliquer.

8. Témoins et technologies de suivi

Les témoins strictement nécessaires peuvent fonctionner pour la sécurité, la navigation et les formulaires. Les outils d'analyse, de publicité, d'identification ou de profilage — notamment Google Analytics, Google Ads ou Meta Pixel s'ils sont activés — demeurent désactivés par défaut jusqu'au choix positif de l'utilisateur, lorsque la loi l'exige. Le bandeau de consentement permet d'accepter, de refuser ou de modifier les préférences avec une facilité comparable. La liste réelle des outils actifs doit être tenue à jour dans le gestionnaire de consentement.

9. Agent conversationnel et automatisation

ICV peut utiliser un agent conversationnel pour répondre aux questions, recueillir les informations nécessaires et orienter une demande. Il ne rend pas de décision juridique, financière ou autre décision produisant un effet important exclusivement de façon automatisée. Une personne peut demander l'intervention d'un membre de l'équipe. Si ICV met ultérieurement en place une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, elle fournira les renseignements personnels et recours exigés avant son utilisation.

10. Les tiers avec qui les renseignements personnels sont partagés

ICV ne vend, ne loue ni ne commercialise les renseignements personnels qu'elle recueille. Elle communique uniquement les renseignements strictement nécessaires à l'exécution de ses activités aux catégories de destinataires suivantes :

• plateforme CRM, formulaires, calendrier, signature et automatisation (actuellement GoHighLevel/LeadConnector);
• hébergeur du site, services de domaine, de courriel et de sécurité;
• processeurs de paiement et fournisseurs de comptabilité;
• fabricants, distributeurs, transporteurs ou fournisseurs lorsqu'une commande, une garantie ou un achat assisté l'exige;
• conseillers professionnels, assureurs, autorités ou personnes autorisées lorsque la loi l'exige ou le permet.

ICV s'assure que les destinataires auxquels elle confie des renseignements personnels n'y ont accès que dans la mesure nécessaire à l'exécution du mandat qui leur est confié. Ces tiers sont assujettis à des obligations contractuelles visant à protéger la confidentialité des renseignements personnels et à en limiter l'utilisation aux seules fins prévues. Ils doivent également mettre en place des mesures de sécurité appropriées compte tenu de la nature des renseignements personnels concernés.

11. Traitement hors Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter, héberger ou conserver des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, notamment au Canada ou aux États-Unis.

Avant une telle communication, ICV réalise, lorsque requis, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d'évaluer les risques et les mesures permettant de les atténuer.

Le cas échéant, ICV conclut aussi des ententes écrites avec ces fournisseurs encadrant la protection, la confidentialité, l'utilisation et la conservation des renseignements personnels conformément aux exigences légales applicables.

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués ou hébergés à l'extérieur du Québec, ils peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités et être accessibles aux autorités compétentes de cette juridiction dans les situations prévues par la loi.

12. Caméras et accès de soutien

Les enregistrements des caméras sont normalement conservés sur l'équipement du client. ICV ne les surveille pas et ne les conserve pas dans ses systèmes. Lorsqu'un accès temporaire est nécessaire au soutien, il doit être expressément autorisé, limité au diagnostic, documenté et fermé à la fin de l'intervention. Le client demeure responsable de l'utilisation de son système et de l'orientation des caméras conformément aux lois applicables.

13. Conservation et destruction

ICV conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour toute autre durée requise ou autorisée par les lois applicables. Les périodes de conservation tiennent notamment compte de la nature des renseignements, des finalités de leur utilisation ainsi que des obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et contractuelles auxquelles ICV est assujettie.

À l'expiration de la période de conservation applicable, les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences légales et aux pratiques reconnues, de façon à empêcher l'identification des personnes concernées.

Lorsqu'un litige, une enquête, une demande d'accès, une obligation légale ou toute autre situation le justifie, ICV peut prolonger la période de conservation des renseignements personnels jusqu'au règlement complet de la situation concernée.

14. Sécurité et incidents

ICV met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, l'utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés.

Ces mesures tiennent compte notamment de la sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition ainsi que de leur support de conservation.

L'accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel et aux fournisseurs autorisés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions ou pour l'exécution des services qui leur sont confiés. Ces personnes sont tenues de préserver la confidentialité des renseignements auxquels elles ont accès.

Bien qu'ICV applique des mesures de sécurité conformes aux pratiques reconnues, aucun mécanisme de sécurité n'offre une protection absolue. En conséquence, ICV ne peut garantir que les renseignements personnels seront toujours protégés contre tout incident de confidentialité.

15. Droits et plaintes

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par les lois applicables, toute personne concernée peut demander l'accès aux renseignements personnels la concernant, leur rectification, leur suppression lorsqu'elle y a droit, le retrait de son consentement, la cessation de la diffusion d'un renseignement personnel ou la désindexation d'un hyperlien lorsque ces recours sont applicables. Elle peut également demander la communication de ses renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s'applique.

Pour exercer l'un de ces droits, la personne concernée doit transmettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels d'ICV aux coordonnées indiquées dans la présente politique. ICV peut exiger des renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l'identité du demandeur avant de traiter sa demande.

ICV traite les demandes et y répond dans les délais prescrits par la loi. Si une personne estime qu'ICV n'a pas traité ses renseignements personnels conformément à ses obligations légales, elle peut adresser une plainte au responsable de la protection des renseignements personnels d'ICV. Si elle demeure insatisfaite du traitement de sa plainte ou de la réponse obtenue, elle peut également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

16. Modifications

ICV peut modifier la politique pour refléter ses pratiques ou le droit applicable. Toute modification importante est portée à l'attention des personnes concernées de la manière appropriée. La date de la version courante figure en tête du document.